5 điểm nghẽn trong quy trình ký giấy khiến dự án bị chậm tiến độ
1. Phụ thuộc vào người ký có mặt trực tiếp
Trong mô hình ký giấy, người có thẩm quyền bắt buộc phải:
● Có mặt tại văn phòng
● Hoặc nhận hồ sơ bản cứng để ký
Chỉ cần người ký đi công tác, làm việc tại chi nhánh khác hoặc chưa sắp xếp được thời gian, toàn bộ hồ sơ sẽ bị “treo”.
Hệ quả thường thấy:
● Dự án không thể khởi động đúng kế hoạch
● Bộ phận kinh doanh phải chờ đợi, thúc giục
● Đối tác đánh giá doanh nghiệp thiếu linh hoạt
2. Hồ sơ giấy luân chuyển qua quá nhiều khâu
Một bộ hợp đồng giấy thường phải đi qua:
● Soạn thảo
● In ấn
● Ký nháy nội bộ
● Trình ký lãnh đạo
● Đóng dấu
● Gửi đối tác ký lại
Mỗi bước đều cần thời gian xử lý thủ công, và chỉ cần một khâu chậm là cả quy trình bị kéo dài.
Với doanh nghiệp nhiều phòng ban hoặc nhiều chi nhánh, việc luân chuyển hồ sơ giấy càng dễ xảy ra:
● Thất lạc
● Nhầm phiên bản
● Ký sai bản
3. Khó kiểm soát tiến độ và trạng thái ký
Khi sử dụng hợp đồng giấy, rất khó trả lời nhanh các câu hỏi như:
● Hồ sơ đang ở đâu?
● Ai đang giữ?
● Đã ký đến bước nào?
Việc theo dõi tiến độ chủ yếu dựa vào:
● Gọi điện
● Nhắn tin
● Hỏi trực tiếp
Điều này khiến:
● Quản lý không nắm được tình trạng thực tế
● Không dự báo được thời điểm hoàn tất hợp đồng
● Khó chịu trách nhiệm khi dự án bị chậm
4. Phát sinh chi phí ẩn ngoài dự kiến
Nhiều doanh nghiệp chỉ tính chi phí in ấn, nhưng thực tế quy trình ký giấy còn kéo theo:
● Chi phí chuyển phát nhanh
● Chi phí nhân sự theo dõi hồ sơ
● Chi phí lưu trữ, bảo quản hợp đồng
Đặc biệt với doanh nghiệp ký nhiều hợp đồng mỗi tháng, những chi phí nhỏ này cộng dồn thành con số đáng kể.
Quan trọng hơn, chi phí lớn nhất thường là chi phí cơ hội khi dự án bị chậm ký và chậm triển khai.
5. Thiếu dữ liệu để rà soát và đối soát sau này
Khi cần tra cứu lại hợp đồng đã ký:
● Doanh nghiệp phải tìm hồ sơ giấy
● Mất thời gian kiểm tra từng bản lưu
● Khó xác định chính xác thời điểm ký, người ký trong trường hợp có tranh chấp
Điều này gây bất lợi cho doanh nghiệp khi:
● Quyết toán
● Kiểm toán
● Đối chiếu công nợ
● Xử lý khiếu nại pháp lý
Quy trình ký chậm đang âm thầm kéo lùi tiến độ dự án
Trong môi trường kinh doanh hiện đại, tốc độ ký kết ảnh hưởng trực tiếp đến:
● Tốc độ triển khai dự án
● Dòng tiền
● Trải nghiệm đối tác
Việc tiếp tục duy trì quy trình ký giấy truyền thống có thể khiến doanh nghiệp:
● Chậm hơn đối thủ
● Gia tăng chi phí vận hành
● Giảm tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng
Đây cũng là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp bắt đầu xem xét lại toàn bộ quy trình ký kết, thay vì chỉ tối ưu ở khâu vận hành phía sau.
